Vi har haft meget at gøre her i de sidste måneder. Vi har blandt andet skullet tilrettelægge nogle store arrangementer. Helt præcist skulle vi arrangere 5 workshops i forbindelse med nogle projekter, vi er ved at gennemføre. Workshops er sådan set nemme nok at få arrangeret. Det handler om at finde et velegnet mødelokale, hvor folk kan arbejde i fællesskab.
2 store konferencer
Vi har også skullet arrangere 2 store konferencer. Det er i forbindelsen med, at 2 af vores internationale projekter afsluttes. Vi laver altid sådan en konference, hvor vi viser omverdenen, hvad vores projekter har lært os. Så der er blevet lagt mange kræfter i at finde potentielle, nye samarbejdspartnere og invitere dem til konferencerne. Der er også blevet lagt mange kræfter og timer i at finde de rigtige oplægsholdere og at få skrevet godt indhold til konferencemapperne, som vi giver til alle deltagerne.
Vi har ikke brugt timer og kræfter på at finde de rigtige lokaler. Vi har i mange år samarbejdet med et konferencecenter, som klarer at sætte de rigtige rammer for vores arrangementer. Deres personale er supersøde og gode til at sørge for, at den del af arbejdet bare sker gnidningsløst. Og lokalerne er utroligt gode. Det er ikke de her kolde kælderrum, man kan finde på nogle hoteller, hvor bordene vakler, og hvor Wi-Fi ikke virker. Nej. De er lyse, og der er god plads. Og sjove indslag, som gør, at deltagerne i arrangementet får en god oplevelse. Det bedste er, at vi behøver faktisk slet ikke at gøre opmærksom på det, hvis vi har brug for specielt udstyr. De har det hele. Deres erfaring er uvurderlig for os. Det er faktisk hændt, at de har tænkt for os. Fx sådan noget, som at vi skal huske at få tilkaldt tolke, hvis der er deltagere, som ikke forstår engelsk. (Ja, det hænder.)
Lokaler til konferencer
Vi fandt dem for nogle år siden. Det var, dengang vi skulle lave vores første større arrangement. Vi havde søgt på nettet efter ”konferencelokaler i København” og fandt dem via den vej. Da vi besøgte dem for at bese lokalet, inden vi bookede det, opdagede vi, at de har alle faciliteterne, der skal til, for at folk fra hele Europa kan føle sig godt tilpas. Vi så også, at de har mulighed for at tilbyde os flere forskellige typer lokaler. Og det er jo fedt. De har større og mindre mødelokaler, som vi ofte bruger.
Vores samarbejde med dem udviklede sig derfra.
Mødelokaler
Vi er faktisk derhenne, hvor vi bare kan sende dem en liste med vores ønsker (arrangementets tema, antallet af deltagere og datoer), og så sørger de for, at vi får et lokale, der passer til det, vi skal bruge det til. Der er ikke længere grund til, at vi leder på nettet efter fx ’mødelokaler København’ eller ’møderum København’, sådan som vi gjorde for nogle år siden. Dengang havde vi spildt meget tid på at finde de rigtige lokaler. Det var til stor irritation for os. Det behøver vi ikke længere at gøre.
Man kan måske sige, at tiden, vi brugte dengang i virkeligheden ikke var spildt. Det kommer jo os til gode i dag, at vi fandt dem.
